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Técnica para organizarte y ser más productiva en el trabajo

Técnica para organizarte y ser más productiva en el trabajo

Todo consiste en acomodar bien tus tiempos. 

05/02/2017 | Autor: Mairem Del Río
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Con el ritmo tan acelerado en el que vivimos, no es de extrañar que desde el lunes nos sintamos abrumadas con la cantidad de trabajo que se acumula en nuestra agenda, pero una buena organización es la clave para salir adelante con el mínimo de contratiempos.

 

Para que los pendientes no se te salgan de las manos, te compartimos una técnica que puedes llevar a cabo para aprovechar mejor tu tiempo y lograr la máxima productividad.

 

1. Enlista tus actividades

En un trabajo "todo es importante", pero siempre hay prioridades, así que ordena los pendientes según su importancia. Si es necesario pregúntale a tu jefe si alguna labor es más urgente que otras y enfoca tu energía en eso. Después, anota cómo irás sacando lo demás y checa si requieres apoyo de algún compañero, por ejemplo, que te tengan que entregar a tiempo cierta información. 

 

2. Consigue un calendario y/o agenda

Si visualizas la semana laboral como un todo será más fácil asignar tareas y prever el tiempo que requiere ejecutarlas. Por ejemplo, si tienes que entregar un proyecto el viernes, divídelo en pasos y comprométete a hacer una parte cada día para que esté listo a tiempo.

 

 

3. Divide tu día en segmentos

Si ya sabes lo que tienes que hacer, asigna un tiempo para cada cosa. Puedes dividir tu día en partes como “antes del almuerzo”, “antes de la comida” y “antes de salir”. A su vez, dale a cada actividad un tiempo máximo para realizarla: “Tengo una hora para terminar el informe, 15 minutos para revisar mi correo, una hora para la junta y media hora para hacer llamadas”.

 

4. Ubica tus horas productivas

Cada quien tiene un ritmo diferente, establece en qué hora del día te sientes más productiva y en cuál menos, y aprovecha ese lapso para sacar los pendientes más importantes. Por ejemplo, si decides trabajar al máximo antes de la comida y tener más tiempo muerto en la tarde, organízate para que sea posible.

 

5. Que las distracciones sean tu motor

A veces cuando no queremos hacer algo lo más fácil es tomar un break para despejarnos y continuar. Aunque eso no es malo y a muchos les funciona, otras personas pueden distraerse de más y aplazar los pendientes. Convierte esos breaks en un premio por tu eficiencia: “En cuanto termine esto podré ir por un café”, por ejemplo.

 

 

6. Asigna tiempo de ocio

Es muy importante que tu rutina incluya lapsos de 5 a 10 minutos para pararte a caminar, checar tus redes sociales, hacer llamadas personales o prepararte un café, pero evita que ese tiempo se extienda más allá de los minutos previstos.

 

7. Ajústate a los imprevistos

Siempre surgen cosas de último minuto: juntas, festejos, ‘bomberazos’, simulacros, situaciones de emergencia y más. Es importante dejar algo de “tiempo muerto” para que, de ser necesario, tengas un espacio para terminar las tareas que quedaron interrumpidas.

 

8. Aprende a decir "no"

Quizá esto sea lo más difícil, en especial si quieres quedar bien con tu jefe o tus compañeros. Si después de organizar bien tus tareas aún sientes que el trabajo te rebasa, habla con tu superior para buscar una solución. Tal vez la próxima vez que te quieran asignar una tarea puedas decirle de forma amable: “Claro que lo haré, pero en este momento estoy trabajando en esto otro, ¿a cuál le doy prioridad?”. De la misma forma, si un amigo insiste en que se tomen un descanso para platicar o quiere que vayas a partir el pastel de un compañero, explícale que tienes mucho trabajo, pero en cuanto termines esa tarea irás (o no).

 

Recuerda que posponer las cosas o dejarnos llevar por las distracciones es la principal fuente de desorganización en el trabajo, lo que ocasiona mucho estrés innecesario.

 
Quiérete, Trabajo

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